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Caritas Alsace recrute un agent administratif et réservation à Marmoutier

Caritas Alsace recrute un agent administratif et réservation au Centre Air et Vie à Marmoutier.

INTITULE DU POSTE :
Agent administratif et réservation
Centre AIR et VIE
CARITAS ALSACE / RESEAU SECOURS CATHOLIQUE


Type de contrat : contrat à durée indéterminée de 24 heures.


Localisation du poste : Centre Air et Vie, implanté à 67440 Marmoutier (Bas-Rhin).


Environnement professionnel : le domaine Air et Vie est un centre de vacances, ouvert depuis mars 2015 et géré par CARITAS ALSACE. Ce centre d’hébergement, de restauration, d’animation et de formation, s’adresse principalement aux personnes déficitaires en ressources sociales et économiques. Il a pour objectif de permettre aux personnes accueillies de réfléchir sur leur existence et de trouver les moyens de se sortir de la précarité. Ce centre est accessible aux personnes démunies, mais aussi à tous les publics : particuliers, mouvements d’église, entreprises ou associations, sans distinction d’âge, de ressources ou de provenance géographique.
Le centre, implanté sur un terrain de 4,5 hectares, comprend un bâtiment principal de 1500m2 et un bâtiment annexe constitué de deux gites et d’une salle de réunion. Sa capacité d’hébergement est de l’ordre de 72 places. Son restaurant et sa terrasse peuvent accueillir jusqu’à 150 convives.
La gestion de cette structure est assurée par le responsable de centre, secondé de deux personnes (soit 2,5 ETPT), avec l’appui de près de 60 bénévoles.


Date de recrutement : Lettre de motivation et cv sont à envoyer pour le mercredi 20 juin au plus tard. Les entretiens auront lieu le vendredi 22 juin après-midi.
Ce poste est à pourvoir à compter du 01/07/2018.


MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
Sous la responsabilité du responsable du centre Air et Vie et de la responsable adjointe des équipes gouvernance et administratif, le chargé de mission collabore avec son binôme et avec les bénévoles, au suivi des réservations et au suivi administratif des prestations.
De la préparation des séjours à la sortie du séjour, ses principales missions sont les suivantes :

 En amont du séjour :
Agent-adminsitratif-Air-Vie_2018-05-30_Caritas-Alsace 30 mai 2018
Assurer la gestion administrative de toutes les demandes d’information et de réservation:
Accueil téléphonique, réponses aux demandes d’information,
Accueil client à la réception
Vente des prestations de l’établissement et construction du séjour avec le client
Envoi du devis et suivi des demandes,
Enregistrement des réservations sur le logiciel Vega et sur les différents supports


A l’arrivée et pendant le séjour :
Préparation des documents pour le groupe
Accueil client
Enregistrement des modifications pendant le séjour

Au départ et après séjour :
Procéder au suivi comptable : facturation et règlement, enregistrement des pièces comptables
Traitement des chèques et des espèces

Au quotidien :
Suivi des réservations en cours et relance client
Suivi des demandes de prestations en lien avec la cuisine et la gouvernance
Encadrer et former les bénévoles, qui participent à la gestion administrative
Etablir les procédures applicables dans le domaine
Respecter les échéances budgétaires et comptables,
Etablir les documents à fournir aux instances et aux organes de contrôle.


SAVOIR ETRE :
- Autonomie,
- Goût avéré pour le travail en équipe,
- Très grande rigueur


SAVOIR FAIRE :
- Sens de l’organisation et polyvalence,
- Ecoute et maitrise des techniques de vente
- Connaissances souhaitées du monde associatif,
- Expérience requise dans le domaine de l’hôtellerie est appréciée.


CONTRAINTES / MODALITES D’EXERCICE DES FONCTIONS :
Au regard des missions confiées, le chargé de gestion administrative doit être présent sur des demi-journées du lundi au vendredi, avec un samedi sur deux.
Smic horaire avec 13ème mois.


Le dossier de candidature comprenant un CV et une lettre de motivation, devra être adressé à Air et Vie Caritas Alsace, 1, allée Père Monier 67440 Marmoutier ou par email c.tanchette@caritas-alsace.org , au plus tard d’ici le mercredi 20 juin, délai de rigueur.

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